Quando vale a pena desenvolver um software à medida para a sua empresa?
Há empresas em que uma simples atualização de informação exige abrir várias folhas de cálculo, trocar emails e confirmar dados com diferentes pessoas. O trabalho acaba por ser feito, mas depende de passos manuais que consomem tempo e tornam os erros difíceis de identificar.
Desenvolver uma aplicação interna à medida pode centralizar tarefas e informação. Mas só compensa quando as soluções existentes não resolvem um problema relevante. Primeiro, é preciso perceber se a empresa necessita realmente de uma.
Quando é que os processos internos começam a justificar uma aplicação?
Uma aplicação interna pode justificar-se quando as improvisações têm custos relevantes e se torna difícil manter o controlo da operação.
A mesma informação circula por várias pessoas
Um pedido chega por email, passa para uma folha de cálculo e é novamente registado noutro programa. Esta circulação dificulta perceber qual é a informação atualizada e quem deve agir.
A equipa depende de ficheiros difíceis de controlar
Folhas de cálculo funcionam em processos simples, mas dificultam o controlo quando várias pessoas alteram e aprovam informação.
Há sinais de que a folha de cálculo já não chega:
- várias pessoas a editar o mesmo ficheiro, com versões diferentes;
- aprovações feitas por email, sem registo do que foi decidido;
- nenhum histórico de alterações, por isso os erros não se rastreiam;
- dados que se perdem ou ficam inacessíveis quando alguém sai da empresa.
Se reconhece dois ou mais destes sinais, uma análise externa ajuda a perceber se compensa uma aplicação.
Não existe uma visão clara do trabalho pendente
Os gestores precisam de perguntar pelo estado dos pedidos. Acompanhar a operação depende de mensagens e interrupções.
O crescimento exige repetir trabalho administrativo
Se cada novo cliente implica mais tarefas manuais, crescer aumenta a pressão sobre a equipa. Importa distinguir processos mal definidos de limitações das ferramentas.
Que problemas pode uma aplicação interna resolver?
Uma aplicação própria pode reunir num único ambiente as tarefas específicas de uma empresa, com regras, permissões e informação ajustadas à operação. O objetivo é simplificar um processo, não substituir todos os programas.
Uma empresa pode precisar de acompanhar pedidos até à faturação ou de gerir aprovações e prazos sem emails sucessivos.
Uma aplicação interna pode permitir:
- Centralizar pedidos e tarefas, com responsáveis e estados definidos.
- Registar alterações e decisões, facilitando o acompanhamento e a identificação de erros.
- Criar permissões por função, para cada pessoa aceder apenas ao que necessita.
- Integrar informação existente, reduzindo cópias entre ferramentas.
- Consultar indicadores operacionais, sem reconstruir relatórios manualmente.
A solução deve começar pelo processo mais problemático, sem funcionalidades desnecessárias.
Como avaliar se o investimento compensa?
Compare o custo do problema com o desenvolvimento e a manutenção. Considere também erros, atrasos e oportunidades perdidas.
Quantifique o trabalho que pretende eliminar
Meça o tempo de um processo repetitivo, quantas pessoas intervêm e que passos podem ser simplificados.
Exemplo ilustrativo: se quatro colaboradores gastarem, cada um, 30 minutos por dia numa tarefa durante 20 dias de trabalho, são 40 horas mensais. A um custo interno ilustrativo de 15 € por hora, isso representa 600 € por mês de tempo alocado à tarefa.
Não é uma poupança garantida: permanecem tarefas e custos, e o tempo libertado precisa de ter utilização produtiva.
Calcule o custo de manter e evoluir a solução
Inclua alojamento, segurança, correções, atualizações e adaptações futuras.
Defina quem administra a aplicação e como recuperar os dados ao mudar de fornecedor.
Avalie o impacto no processo, não apenas no orçamento
Localizar pedidos e reduzir falhas de comunicação também tem valor, mesmo com pouca poupança de horas.
Aplicação interna, automação ou ferramenta existente: o que escolher?
Desenvolver software próprio não deve ser a primeira resposta. Antes disso, vale a pena verificar se uma configuração melhor dos sistemas atuais ou uma automação de processos elimina o bloqueio.
Opção | Quando faz sentido |
|---|---|
Ferramenta existente | O processo é comum e a empresa consegue adaptar a forma de trabalhar sem perder eficácia. |
Automação entre ferramentas | Os programas já cumprem a função, mas existem transferências manuais de informação. |
Aplicação interna à medida | Existem regras, fluxos ou necessidades de controlo específicos que as alternativas não conseguem suportar adequadamente. |
Pode começar por organizar processos e automatizar tarefas antes de avançar para software próprio. Mas quando as regras ou o controlo são específicos, adaptar o processo a uma ferramenta genérica costuma sair mais caro ao longo do tempo do que uma aplicação ajustada.
O que definir antes de desenvolver uma aplicação interna?
Antes de pedir propostas, identifique o processo a melhorar e o resultado esperado.
Há cinco pontos que convém esclarecer:
- Objetivo: que problema concreto precisa de deixar de existir ou diminuir?
- Utilizadores: quem vai trabalhar na aplicação e que permissões necessita?
- Integrações: de que programas e dados depende o processo?
- Continuidade: quem assegura manutenção, segurança e evolução?
- Controlo: como ficam garantidos o acesso aos dados e a possibilidade de mudar de fornecedor?
Comece com um âmbito reduzido e teste com quem executa as tarefas. Uma aplicação que ninguém utiliza é um mau investimento.
Perguntas frequentes
Uma aplicação interna substitui o software de gestão da empresa?
Não necessariamente. Pode funcionar em conjunto com os sistemas existentes, tratando apenas os processos que estes não cobrem. Substituir programas essenciais aumenta a complexidade e deve ser uma decisão separada.
É possível desenvolver uma aplicação a partir de folhas de cálculo?
Sim. As folhas podem ajudar a identificar os dados e os passos do processo atual. Contudo, é necessário rever regras, acessos e qualidade da informação antes de transformar esse funcionamento numa aplicação.
Uma PME precisa de uma aplicação interna própria?
Não por definição. Muitas PME resolvem os seus problemas com software existente e pequenas automatizações. O desenvolvimento próprio justifica-se quando essas alternativas deixam limitações importantes por resolver.
Como evitar ficar dependente de quem desenvolveu a aplicação?
Defina antecipadamente as condições de acesso aos dados, documentação, manutenção e continuidade do projeto. A empresa deve saber como exportar a informação e que condições existem para outro parceiro assumir o trabalho.
A Norde pode ajudar a decidir se vale a pena desenvolver uma aplicação interna?
Sim. Começamos por analisar o processo, as ferramentas atuais e o custo dos bloqueios. Para muitas PME com necessidades específicas, uma solução da Norde pode compensar mais do que continuar a adaptar processos a ferramentas inadequadas; se uma alternativa simples for suficiente, dizemos-lho com franqueza.
Como a Norde pode ajudar a sua empresa?
Antes de desenvolver uma aplicação interna, identifique o processo que mais limita a operação e avalie as alternativas disponíveis.
Na Norde, analisamos as ferramentas e o trabalho diário para propor uma solução proporcional ao problema, que para muitas PME com processos específicos passa por uma aplicação à medida.
Se quiser perceber se uma aplicação interna compensa para a sua empresa, fale connosco: respondemos em 24 horas e a conversa é sem compromisso. Trabalhamos sem fidelização e tudo o que construímos fica do seu lado.
Os processos internos da sua empresa justificam uma aplicação própria?
Analisamos os bloqueios operacionais e ajudamos a decidir qual a solução mais adequada.
