Quanto custa manter e evoluir um software desenvolvido à medida?

Porque é que um software à medida continua a ter custos depois de estar pronto?

Porque o negócio e o contexto em que a aplicação funciona não ficam parados. Surgem necessidades, alterações nas ferramentas ligadas ao sistema e situações que exigem acompanhamento.

O mesmo acontece com software comprado no mercado, embora muitos desses custos estejam incluídos numa mensalidade. Num projeto personalizado, é importante saber quais são as despesas recorrentes e quais dependem de novos pedidos.

Há também uma diferença entre um sistema que exige intervenções frequentes por problemas de qualidade e outro que evolui porque a empresa identificou uma oportunidade. Nem toda a despesa futura representa uma falha no desenvolvimento inicial.

Uma empresa que decide criar um Software à Medida deve avaliar o investimento ao longo da utilização prevista, não apenas o valor da proposta de construção.

Que custos deve prever na manutenção de software à medida?

A previsão deve separar três áreas: funcionamento, manutenção e evolução. Misturá-las numa única mensalidade, sem explicar o que está incluído, dificulta a comparação de propostas.

Despesas de funcionamento que nem sempre aparecem no orçamento

Uma aplicação pode depender de alojamento, armazenamento, envio de mensagens ou serviços de terceiros. Alguns destes custos variam com o número de utilizadores, o volume de dados ou a intensidade de utilização.

O empresário deve saber quem contrata esses serviços, quem recebe as faturas e o que acontece se a utilização aumentar. Despesas pequenas e dispersas também fazem parte do custo real.

Manutenção não é o mesmo que acrescentar funcionalidades

Corrigir uma falha, responder a um incidente e manter o software compatível com os serviços de que depende são atividades distintas de desenvolver um novo módulo. A norma internacional ISO/IEC/IEEE 14764 reconhece diferentes tipos de manutenção e alterações ao software.

Um contrato claro deve distinguir o suporte regular do trabalho adicional. Caso contrário, pode existir a expectativa de que qualquer pedido está incluído na avença, quando o fornecedor considera que se trata de um novo projeto.

Quanto pode custar por ano e como comparar propostas?

Não existe um preço anual que sirva para todas as empresas. Uma ferramenta interna simples, usada por uma pequena equipa, tem necessidades diferentes de uma aplicação crítica para vendas, faturação ou operações, utilizada diariamente por vários departamentos.

O orçamento depende sobretudo da complexidade, dos serviços utilizados, da importância do sistema para o negócio e do acompanhamento contratado. Para comparar fornecedores, peça uma estimativa anual com os custos separados e as exclusões identificadas.

Exemplo ilustrativo: imagine uma aplicação com 80 € mensais de custos de funcionamento, 150 € mensais de manutenção contratada e um projeto de melhoria estimado em 1.200 € durante o ano. O custo anual seria de 3.960 €: 960 € de funcionamento, 1.800 € de manutenção e 1.200 € de evolução.

Estes valores são apenas um exemplo de cálculo, não preços de mercado nem uma proposta da Norde. Servem para mostrar por que motivo a empresa deve olhar para o custo anual completo, incluindo despesas que não aparecem no orçamento inicial.

Quando compensa investir na evolução em vez de manter o sistema como está?

Compensa quando a alteração resolve um problema relevante e o benefício esperado justifica o custo, o risco e o esforço de implementação. Nem todas as ideias novas devem transformar-se imediatamente numa funcionalidade.

Imagine uma equipa que continua a copiar informação manualmente do sistema para folhas de cálculo. Se a atividade consome tempo, gera erros e condiciona decisões, pode justificar uma melhoria ou uma Automação de Processos. Mas se a tarefa ocorre raramente, a alteração pode não compensar.

Antes de aprovar um desenvolvimento, o empresário deve conseguir responder a três perguntas: que problema está a resolver, quanto custa continuar sem a melhoria e como irá perceber se o investimento valeu a pena.

Também importa definir prioridades. Pedir muitas funcionalidades em simultâneo aumenta o investimento e pode atrasar melhorias com impacto imediato. Evoluir por fases permite testar a utilidade de cada alteração antes de assumir mais custos.

Como evitar ficar dependente de um único fornecedor?

A dependência torna-se problemática quando a empresa não consegue aceder aos seus dados, compreender os custos ou contratar outro parceiro sem praticamente reconstruir o sistema. Por isso, a independência deve ser discutida antes do início do projeto.

Confirme quem controla as contas, o código, a infraestrutura e a documentação necessária para continuar o trabalho. A titularidade e o acesso devem ficar claros na proposta e no contrato, assim como os eventuais serviços de terceiros que não pertencem ao cliente.

Na Norde, procuramos construir sistemas sob controlo do cliente. As contas, os dados e o código desenvolvido para o projeto ficam do lado da empresa, sem criar dependências artificiais para garantir a continuidade da relação comercial.

Isto não elimina a necessidade de manutenção especializada. Significa que o cliente pode decidir como pretende assegurar esse acompanhamento, em vez de ficar preso por falta de acesso.

Se a empresa já utiliza um sistema que não acompanha os seus processos, pode ser necessário melhorar a solução existente ou avaliar um novo CRM Personalizado. A decisão deve resultar da análise do problema e não da vontade de substituir tecnologia.

Perguntas frequentes

Um software à medida precisa sempre de manutenção mensal?

Não necessariamente de uma avença mensal. Precisa, isso sim, de uma forma definida de acompanhar incidentes, atualizações e necessidades de suporte. A frequência e o modelo de contratação dependem da importância do sistema e do risco de uma interrupção.

O custo de alojamento está incluído na manutenção?

Depende da proposta. Alojamento, serviços externos e manutenção podem ser faturados em conjunto ou separadamente. Peça a discriminação das despesas para perceber o custo total e quem controla cada contrato.

É mais barato melhorar o software atual ou desenvolver outro?

Depende do estado da aplicação, dos problemas existentes e das alterações pretendidas. Melhorar o sistema atual pode ser mais económico, mas uma solução muito limitada pode exigir intervenções sucessivas sem resolver o problema principal.

Como saber se uma proposta de manutenção é justa?

Compare o âmbito do serviço, as responsabilidades, os tempos de resposta acordados, as exclusões e o risco que o fornecedor assume. Uma mensalidade baixa, sem cobertura adequada, pode ser insuficiente para uma aplicação essencial ao negócio.

A Norde pode ajudar a manter e evoluir software à medida?

Sim. Começamos por analisar o sistema, os processos atuais e as necessidades da empresa para perceber que acompanhamento ou melhorias se justificam. Para muitas PME com necessidades específicas, uma solução de software à medida acompanhada pela Norde pode compensar mais do que sucessivas adaptações a ferramentas genéricas. Se bastarem ajustes simples, dizemos-lho com franqueza.

Como a Norde pode ajudar a sua empresa?

O custo de software à medida deve ser avaliado ao longo do tempo, começando por separar funcionamento, manutenção e evolução.

Na Norde, analisamos o problema e propomos a solução mais adequada, seja uma melhoria simples ou um sistema personalizado.

Se quiser avaliar os custos e as próximas melhorias do seu software, fale connosco: respondemos em 24 horas e a conversa é sem compromisso. Trabalhamos sem fidelização e tudo o que construímos fica do seu lado.